E-RechnungAktueller Sachstand zur E-Rechnung

Seit dem 1.1.2025 gelten besondere Regelungen für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern: Der Gesetzgeber hat mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmen schrittweise eingeführt. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Richtline EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das insbesondere die Rechnungsformate "XRechnung" und "ZUGFeRD".

Andere Rechnungsformate, wie z. B. pdf-Dokumente und Papierrechnungen, sind sogenannte sonstige Rechnungen, die nur noch an Privatpersonen gestellt werden dürfen. An unternehmerische Kunden im Inland dürfen sonstige Rechnungen nur noch innerhalb der Übergangsfristen (s. Zeitplan) ausgestellt werden.

Zeitplan:

  • Seit 1.1.2025: Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen (alle Unternehmen)
  • Ab 1.1.2027: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von über 800.000 Euro*
  • Ab 1.1.2028: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen mit Ausnahme von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)

Ausnahmen:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
  • EDI-Rechnungen können noch bis zum 31.12.2027 unverändert weiter genutzt werden.

Notwendige Vorbereitungen und Maßnahmen der Betriebe:

Schritt 1: Empfangsverpflichtung

In einem ersten Schritt sind alle Unternehmen seit dem 1.1.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.

Technische Mindestvoraussetzungen:

  • E-Mail-Postfach
  • Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen (kostenfrei nutzbar im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung, alternativ der kostenfreie Quba-Viewer))
  • elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen

Schritt 2: Ausstellungsverpflichtung

Ab dem 1.1.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische unternehmerische Kunden ausstellen. Ab dem 1.1.2028 sind auch alle anderen Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz dazu verpflichtet (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG).

Technische Mindestvoraussetzungen:

  • technische Mindestvoraussetzungen aus Schritt 1 (s. o.)
  • Software zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1)

Wenn Sie Fragen zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb haben, können Sie sich z. B. an Ihren Steuerberater, Ihren IT-Dienstleister oder an die Beratungsstellen der Handwerkskammern und an die Fachverbände wenden.

Fortbildung zur E-Rechnung: Im Rahmen des Lehrgangs "Betriebliche Buchführung" ab dem 29. Oktober wird auch der Umgang mit der E-Rechnung in einem eigenen Modul vermittelt.