Kostenlose Getränke am ArbeitsplatzPflicht oder Aufmerksamkeit?
Für Unternehmen gibt es keine generelle Pflicht, Beschäftigte mit kostenlosen Getränken zu versorgen. Das Gesetz zum Arbeitsschutz legt jedoch fest, dass Arbeitgeber ab einer Raumtemperatur von 26 Grad Celsius Maßnahmen ergreifen müssen, um die Belastung Ihrer Mitarbeiter zu mindern. Wie diese Maßnahmen im Detail aussehen, ist nicht vorgeschrieben. Jedoch empfiehlt der Arbeitsschutz neben der Bereitstellung von Sonnenschutzmitteln für Tätigkeiten im Freien auch die Bereitstellung von kostenlosen Erfrischungsgetränken.
Seit 2021 sind Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, bei einer Raumtemperatur von über 30 Grad Celsius Wasser für ihre Mitarbeiter zu Verfügung zu stellen. Dies ist im ASR A3.5 4.4 Absatz 5 geregelt.
Insgesamt sind kostenlose Getränke am Arbeitsplatz also keine Pflicht. Ausnahme bildet nur die Bereitstellung von Wasser ab einer Raumtemperatur von 30 Grad Celsius.
Anders verhält es sich auf Baustellen: Hier müssen die Beschäftigten laut Anhang 5.2., Absatz 1c der Arbeitsstättenverordnung immer Zugang zu Trinkwasser oder anderen nicht alkoholischen Getränken in der Nähe des Arbeitsplatzes erhalten – und zwar unabhängig von den aktuellen Temperaturen, in ausreichender Menge und auf Kosten des Arbeitsgebers.
Sidn Getränke steuerlich absetzbar?
Servieren Sie Getränke aus betrieblichen und geschäftlichen Gründen, können Sie diese laut Finanzamt von der Steuer absetzen: Trinken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem internen Meeting Kaffee, ist dies ein betrieblicher Anlass. Ein geschäftlicher Grund ist beispielsweise ein Termin mit einem Kunden, bei dem Erfrischungs- oder Heißgetränke gereicht werden. In welchem Umfang die Kosten abgesetzt werden können, hängt davon ab, ob sie als Bewirtungskosten eingestuft werden oder unter die Betriebsausgaben fallen.
Setzen Sie dagegen aus privaten Gründen einen Kaffee auf, gehört dieser nicht in die Steuererklärung Ihres Unternehmens. Dazu zählt zum Beispiel die Geburtstagsfeier eines oder einer Angestellten, bei welcher dem Team Torte und Kaffee spendiert wird.
Im Büro setzen Sie problemlos nicht nur Kaffee, sondern auch den Vollautomaten steuerlich ab. Wichtig ist, dass das Gerät ausschließlich das betriebseigene Personal, die Kundschaft und Partner verköstigt. Bei einer Kaffeemaschine als Betriebsausgabe entscheidet der Wert des Geräts über die Art der Absetzung. Liegt dieser bei Ihrem Vollautomaten über 1.000 Euro, schreiben Sie das Gerät über die Nutzungsdauer ab. Dafür setzt das Finanzamt eine Abschreibung von fünf Jahren fest.
Aufmerksamkeit oder Bewirtungskosten?
Der Gesetzgeber entscheidet zwischen zwei Arten von Kosten: Bewirtungskosten und Aufmerksamkeiten. Aufmerksamkeiten können Sie zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Bei den Bewirtungskosten liegt der Anteil bei 70 Prozent. Hier verschwimmt die Grenze. Achten Sie bei den Bewirtungskosten vor allem darauf, alle Ausgaben korrekt und vollständig zu dokumentieren.
Servieren Sie das Getränk als höfliche Geste, ist es eine Aufmerksamkeit. Dann ist der Kaffee eine zu 100 Prozent absetzbare Betriebsausgabe. Das gilt auch, wenn es betrieblich bedingt Kaffee im Büro gibt, etwa bei einer internen Fortbildung. Aber auch weitere Getränke für die Belegschaft wie Wasser oder Tee fallen unter Betriebsausgaben. Zudem sind alle Tassen, die Sie unmittelbar im Zusammenhang mit einem Verkauf servieren, voll absetzbar. Das geschieht zum Beispiel auf Messen, bei einer Verkostung von Waren oder beim Abschluss eines Kaufvertrags. Übrigens: Auch Milch, Zucker und Co. zählen als Aufmerksamkeit und können abgesetzt werden.