Aufbewahrung, Archivierung und Cloud Computing

Informationsveranstaltungen

Der Vortrag sensibilisiert Unternehmer für die Bedeutung der elektronischen Langzeitarchivierung und gibt wichtige Anregungen, um ein geeignetes Archivsystem für den eigenen Betrieb aufzubauen.

Der Weg in die digitale Gesellschaft schreitet voran. Die Übermittlung elektronischer Belege sowie der Datenaustausch (z. B. an Finanzämter, Behörden, Versicherer) sind Unternehmensalltag geworden.

Die Speicherung, Aufbewahrung und Archivierung der steuerrelevanten Daten für mindestens 10 Jahre stellt Unternehmer jedoch vor Herausforderungen. Mit Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 2015 wurden diese Anforderungen konkretisiert. Auch Kassendaten sind betroffen und müssen unveränderbar archiviert und für den Betriebsprüfer zugänglich sein.

Die einfache Speicherung auf der PC-Festplatte erfüllt nicht die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine Archivierung. Elektronische Rechnungen dürfen nicht einfach im E-Mail-Programm verbleiben, sondern müssen revisionssicher archiviert werden. Die Schaffung entsprechender Vorkehrungen liegt dabei allein in der Verantwortung des Unternehmers. Grund genug also über die „richtige“ Aufbewahrung nachzudenken und den Aufbau von digitalen Archiven prozessoptimiert zu gestalten. Cloud-Lösungen bieten dabei viele Vorteile: Der eigene administrative Aufwand wird reduziert, die revisionssichere elektronischen Archivierung, wie sie die Finanzverwaltung mit den GoBD verlangt, wird ermöglicht. Jedoch existieren auch Herausforderungen, z. B. rund um das Vertrauen gegenüber den Anbietern hinsichtlich der Sicherheit und Sensibilität der anvertrauten Daten. Zudem sind rechtliche Besonderheiten in Bezug auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung sowie die Abgabenordung zu beachten.

Folgende Fragestellungen werden unter anderem behandelt:

  • Welche Rechtsgrundlagen bestehen für die Aufbewahrung und Archivierung
    steuerrelevanter Unterlagen?
  • Welche Vor- und Nachteile haben die verschiedenen Speichermedien?
  • Welche Voraussetzungen müssen für eine revisionssichere Langzeitarchivierung
    gegeben sein?
  • Welche Besonderheiten gibt es bei der E-Mail-Archivierung und wann können
    Papierbelege vernichtet werden?
  • Welche Chancen, aber auch Herausforderungen bestehen bei der Nutzung von
    Cloud Computing hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit, aber auch steuerrechtlich?

Referent: Stefan Weimann, DATEV eG

Ansprechpartner: Jakob Gelz (0385 / 74 17 149 oder j.gelz@hwk-schwerin.de )

Wann: 20.11.2019 um 15:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Wo: Bildungs- und Technologiezentrum Schwerin , Werkstraße 600, 19061 Schwerin

Veranstalter: Handwerkskammer Schwerin

Anfahrtsplan: